（1）搞好会议的签到工作，然后按事先的安排把与会者引到会场就座。
　　（2）会议进程要严格遵守会议程序。主持人要充分发挥主持者和组织者的作用，宣布会议的主要内容、提问范围及会议进行的时间，一般不要超过两小时。
　　（3）记者招待会应以记者提问为主，主持人及发言人讲话时间不宜过长，以便记者提问。对记者所提问题逐一予以解答，不可与记者发生冲突。如有外国记者参加，应配好翻译人员。
　　（4）会议主持人要始终把握会议主题，维护好会场秩序。确保发布会现场的紧凑与连贯，并把时间严格控制在流程允许的范围内。另外，在做发布会流程时，工作人员要预留出一些时间，这样，即便是某个环节超出了预计的时间，也能够控制好整个发布会的进度。
　　（5）QA（提问回答）是发布会的“重头戏”，确保此环节的万无一失是每个工作人员的职责。虽然在准备阶段，客户与公关公司已经根据此次发布会的意图和记者的兴趣点准备好了问题，但如果有可能，公关人员要充分利用好发布会前的时间，与提前到场的记者进行沟通，并为记者提供准备好的提纲。在QA环节，新闻发言人需要注意以下几点：一是灵活控制现场气氛，发言人或主持人要善于调动记者的情绪，保持顺畅而有激情的沟通。例如，在小型发布会时，可以让记者先做自我介绍，以此来拉动和谐、互动的气氛。如果提问异常活跃，那么主持人就要维持好会场的秩序。二是根据议程要求，灵活控制发布会的时间进度，避免QA延时。如果预定时间已到，发言人要向那些想提问的记者表示遗憾，还可以与之预定下次采访的时间和地点等。有时，新闻发言人可能会忽略事先设计好的时间，这时，控制舞台效果的工作人员就要举牌示意。如果超时太长，在取得客户同意之后，要压缩其他的一些环节。例如，QA的时间，可以从原本设定好的20分钟调整为15分钟或5分钟。那么，如何能让到场的人更好地感受客户企业的特色呢？在发布会的会前、会后要循环播放企业宣传片，以声、光、影的方式让到场的人直观地感受到企业的文化和风格，在新闻发布会结束之后，还可以配合会议的主题组织记者参观，给记者创造实地考察、采访和摄影的机会，使他们对新闻发布会有一个感性的认识。